INFORME DE AUDITORÍA Nombre: Auditoría Administrativa a la Subdirección de Información. Clave de auditoría: Dependencia DE/AA/50020/03/2019. Dirección General de Comunicación Social. Unidad administrativa auditada: Subdirección de Información. Periodo revisado: Del primero de julio al treinta y uno de diciembre de dos mil dieciocho. Fecha de acta de inicio: Dieciséis de enero de dos mil diecinueve. Fecha de acta de cierre: Veinticinco de abril de dos mil diecinueve. Personal que participó: Nombre: Cargo: Firma: Victorino Barrios Dávalos Contralor del Poder Legislativo Esthela Lio Garza Directora de Auditoría Interna Herlindo Saladino Martínez Jefe del Departamento de Evaluación Raúl Orive Fuentes Auditor ANTECEDENTES. a. La Subdirección de Información está adscrita a la Dirección General de Comunicación Social, cuyo objetivo contenido en el Manual General de Organización de la Dirección General de Comunicación Social es: “Realizar la cobertura informativa y la emisión de información oficial de las actividades del Poder Legislativo, diputados, órganos y dependencias para la difusión del quehacer legislativo en los diferentes medios de comunicación, impresos y electrónicos”. b. En el año dos mil dieciséis, se practicó una auditoría a la Subdirección de Información, en la cual se generaron tres observaciones de control interno, mismas que en su momento fueron solventadas. c. La presente auditoría administrativa está incluida en la Programación Anual de Metas de la Contraloría del Poder Legislativo para el ejercicio dos mil diecinueve. OBJETIVO. Verificar que se cumpla con el objetivo, funciones y procedimientos de la Subdirección de Información, así como revisar el cumplimiento de la Programación Anual de Metas y la documentación soporte que acredite las cifras reportadas en los avances físicos trimestrales de metas y recursos presupuestales. ALCANCE. Número de referencia del programa Procedimiento Unidad de medida Universo Muestra Abs. % Criterios 9 Revisar los manuales de organización y procedimientos. Manuales. 2 2 100 10 Verificar que las actividades de la Programación Anual de Metas, estén alineadas con las funciones de la Subdirección de Información, contenidas en el Manual General de Organización de la Dirección General de Comunicación Social. Documento. 2 2 100 11 Verificar el soporte documental que acredite las cifras reportadas en los Avances Físicos Trimestrales de Metas y Recursos Presupuestales. Actividad. 10 10 100 12 Verificar que las actividades desarrolladas por los servidores públicos adscritos a la Subdirección de Información, se encuentren alineadas a las funciones de la Subdirección de Información, establecidas en el Manual General del Organización de la Dirección General de Comunicación Social. Documento. 2 2 100 13 Revisar el soporte documental que acredite la cobertura informativa de los eventos institucionales del Poder Legislativo. Cobertura. 312 312 100 14 Revisar el soporte documental que acredite la difusión del quehacer legislativo en los diferentes medios de comunicación impresos y electrónicos. Comunicado. 423 423 100 15 Revisar el soporte documental que acredite la elaboración de material fotográfico y videográfico de las actividades de la legislatura. Fotos/Videos. 38455 23073 60 Aleatorio. 16 Revisar las memorias gráficas y audiovisuales. Documento. 1 1 100 17 Revisar el soporte documental que acredite la elaboración de videos especiales para los legisladores, órganos y dependencias. Video. 10 10 100 18 Revisar el soporte documental que acredite la elaboración de textos que contienen información estratégica, veraz, oportuna y objetiva como apoyo a los medios de comunicación. Expediente. 10 10 100 19 Revisar el soporte documental que acredite la entrega de material fotográfico y de video a los grupos parlamentarios, órganos y dependencias. Fotos/Videos. 16652 9991 60 Aleatorio. 20 Revisar el soporte documental que acredite la producción de promocionales y/o programas de radio y televisión sobre las principales actividades de la Institución, en coordinación con la Subdirección de Imagen Institucional. Expediente. 1 1 0 Actividad cancelada. 21 Revisión física de los equipos fotográfico, video y de grabación, bajo resguardo de la Subdirección de Información. Equipo. 1 1 100 22 Revisar el soporte documental que acredite como lleva el control para la asignación de reporteros, camarógrafos y fotógrafos que cubrirán, cualquier actividad institucional de los diputados y dependencias del Poder Legislativo. Expediente. 1 1 100 23 Revisar el soporte documental que acredite como lleva el control para la asignación de los materiales de papelería, fotografía, audio y videograbación necesarios para que el personal asignado cubra los eventos. Expediente. 1 1 100 24 Revisar el soporte documental que acredite como lleva el control del material que se obtenga durante los eventos oficiales, como debe ser resguardado y archivado para su control. Archivo. 1 1 100 25 Revisar las medidas de seguridad para el manejo de los datos personales. Documento. 1 1 100 26 Revisar el aviso de privacidad. Aviso. 1 1 100 PROCEDIMIENTOS Y ACTIVIDADES. 1. Estudio preliminar. 2. Carta de planeación. 3. Programa de auditoría. 4. Oficio de aviso de inicio de auditoría. 5. Acta de inicio de auditoría. 6. Solicitud de documentación y/o información. 7. Estudio y evaluación del control interno. 8. Determinar la muestra. 9. Revisar los manuales de organización y de procedimientos. 10. Verificar que las actividades de la Programación Anual de Metas, estén alineadas con las funciones de la Subdirección de Información, contenidas en el Manual General de Organización de la Dirección General de Comunicación Social. 11. Revisar el soporte documental que acredite las cifras reportadas en los Avance Físicos Trimestrales de Metas y Recursos Presupuestales. 12. Verificar que las actividades desarrolladas por los servidores públicos adscritos a la Subdirección de Información, se encuentren alineadas a las funciones de la Subdirección de Información, contenidas en el Manual General de Organización de la Dirección General de Comunicación Social. 13. Revisar el soporte documental que acredite la cobertura informativa de los eventos institucionales del Poder Legislativo. 14. Revisar el soporte documental que acredite la difusión del quehacer legislativo en los diferentes medios de comunicación impresos y electrónicos. 15. Revisar el soporte documental que acredite la elaboración de material fotográfico y videográfico de las actividades de la legislatura. 16. Revisar las memorias gráficas y audiovisuales. 17. Revisar el soporte documental que acredite la elaboración de videos especiales para los legisladores, órganos y dependencias. 18. Revisar el soporte documental que acredite la elaboración de textos que contienen información estratégica, veraz, oportuna y objetiva como apoyo a los medios de comunicación. 19. Revisar el soporte documental que acredite la entrega de material fotográfico y de video a los grupos parlamentarios, órganos y dependencias. 20. Revisar el soporte documental que acredite la producción de promocionales y/o programas de radio y televisión sobre las principales actividades de la Institución, en coordinación con la Subdirección de Imagen Institucional. 21. Revisión física de los equipos fotográfico, video y de grabación, bajo resguardo de la Subdirección de Información. 22. Revisar el soporte documental que acredite como lleva el control para la asignación de reporteros, camarógrafos y fotógrafos que cubrirán, cualquier actividad institucional de los diputados y dependencias del Poder Legislativo. 23. Revisar el soporte documental que acredite como lleva el control para la asignación de los materiales de papelería, fotografía, audio y videograbación necesarios para que el personal asignado cubra los eventos. 24. Revisar el soporte documental que acredite como lleva el control del material que se obtenga durante los eventos oficiales, como debe ser resguardado y archivado para su control. 25. Revisar las medidas de seguridad para el manejo de los datos personales. 26. Revisar el aviso de privacidad. 27. Elaborar papeles de trabajo. 28. Cédulas de observaciones, en su caso. 29. Acta de cierre de la auditoría. 30. Informe de auditoría. 31. Integrar el expediente de auditoría. RESULTADOS. Observación 1: Derivado de la revisión al Manual de Procedimientos de la Subdirección de Información, de fecha treinta de agosto de dos mil diecisiete, se observó, lo siguiente: 1. Debilidad en la redacción del objetivo, ya que en el mismo no menciona que es el responsable de asignar a reporteros, camarógrafos y fotógrafos para dar cobertura a las actividades oficiales del Poder Legislativo. 2. No se incluye algunas leyes, como son: * Ley de Responsabilidades Administrativas del Estado de México y Municipios. * Ley de Protección de Datos Personales en posesión de Sujetos Obligados del Estado de México y Municipios. * Ley del Sistema Anticorrupción del Estado de México y Municipios. * Reglamento de Comunicación Social e Imagen Institucional. * Manual General de Organización de la Dirección General de Comunicación Social, entre otras. 3. Inconsistencia en la utilización de términos en la redacción como: * Eventos y actividades oficiales; actividades legislativas; actividad institucional; actividades oficiales, entre otras. * Diputados y dependencias; Diputados, dependencias y órganos de la Legislatura. 4. En el punto número cuatro de la descripción de actividades, mencionan que el camarógrafo, fotógrafo y reportero: ”Reciben indicación y acuden al lugar para realizar el trabajo correspondiente”, sin embargo, no especifica si la indicación es mediante oficio de comisión. Propuesta de acción de mejora a implementar: Se sugiere que el Subdirector de Información, revise el Manual de Procedimientos y elabore una propuesta, a fin de remitirla al Director General de Comunicación Social, para que de considerarlo conveniente, solicite a la Coordinación de Normatividad y Desarrollo Administrativo su actualización. Situación de la observación: Toda vez que la responsable de atender la auditoría, remite copia del oficio mediante el cual solicita el apoyo de la Coordinación de Normatividad y Desarrollo Administrativo, para que de manera conjunta se revise el Manual de Procedimientos, se considera la observación solventada. Observación 2: Derivado de la revisión a las solicitudes de servicio para la cobertura periodística de los eventos oficiales, y de las actividades de la Programación Anual de Metas, en el período auditado, se observa lo siguiente: * Las solicitudes de servicio para la cobertura periodística de los eventos oficiales, de un total de 312 solicitudes, únicamente 92 fueron por escrito y 220 de manera verbal, no existiendo la evidencia documental respectiva. Lo que contraviene la política 1, del procedimiento “Cobertura periodística en actividades oficiales de diputados y dependencias”, que a la letra dice; “Los diputados, órganos legislativos y dependencias deben presentar por escrito la solicitud de servicio para la cobertura periodística de sus eventos o actividades oficiales ante la Dirección General de Comunicación Social con copia a la Subdirección de Información”, y la actividad No. 1, que dice: Subdirección de Información: “ Recibe de parte de los diputados, dependencias o titulares de los órganos de la legislatura, solicitud escrita del servicio de cobertura periodística para eventos oficiales”. Propuesta de acción de mejora a implementar: Se sugiere que el Subdirector de Información, supervise que se cumpla con la política y el procedimiento para poder asignar la cobertura periodística o en su caso, hacer una propuesta para modificar la redacción de la política y de la actividad, y mediante oficio turnarla al Director General de Comunicación Social, para que de considerarlo conveniente, solicite a la Coordinación de Normatividad y Desarrollo Administrativo el apoyo para su actualización. Situación de la observación: La responsable de atender la auditoría, remite copia del oficio, mediante el cual solicita apoyo a la Coordinación de Normatividad y Desarrollo Administrativo para actualizar el Manual de Procedimientos de la Subdirección de Información, en atención a las indicaciones de la Contraloría del Poder Legislativo. Por lo antes señalado, se considera la observación solventada. Observación 3: Resultado de la revisión a los formatos para el control de los comunicados oficiales del Poder Legislativo, de videos de los eventos institucionales de los diputados y del control para el material solicitado, en el período auditado, se observa lo siguiente: * Los folios del número 1,393 al 1,397, no se encuentran en los comunicados oficiales del Poder Legislativo. * Los folios número 83 y 801, no se encuentran en los formatos de material solicitado, de los videos de los eventos institucionales y otras actividades de los diputados. * En los formatos de control del material solicitado, no presenta el número de oficio de solicitud en 44 de 124 formatos, como se aprecia en el cuadro anexo. * En los formatos de control del material solicitado, no aparece la firma de autorización del Subdirector de Información. Propuesta de acción de mejora a implementar: Se sugiere que el Subdirector de Información, instruya mediante oficio al responsable o responsables, para que revisen que se registre en la bitácora todos los comunicados oficiales, las solicitudes y entrega de trabajos impresos, así como revisar que se cuente con la firma de autorización en las solicitudes efectuadas. Situación de la observación: La responsable de atender la auditoría, menciona el por qué no se registran en bitácora algunos campos del número de oficio, por igual remite copia del nuevo control para la entrega de material modificado, en el cual ya no se requiere la firma de autorización del Subdirector de Información, por no considerarse necesario. No obstante lo anterior, no remite copia del oficio mediante el cual el Subdirector de Información instruyó al servidor público responsable, para que revise que se registren en la bitácora todos los comunicados oficiales, las solicitudes y entrega de trabajos impresos. Por lo anterior se considera la observación no solventada. Responsable de la solventación: CARGO ACCION FECHA DE SOLVENTACIÓN Subdirector Información. El Subdirector de Información, instruirá mediante oficio al responsable de registrar en bitácoras, revise que se registre en estas, todos los comunicados oficiales, las solicitudes y entrega de trabajos impresos. Treinta y uno de mayo de dos mil diecinueve. Observación 4: Del inventario físico practicado al equipo de fotografía, video y grabación asignado al personal de la Subdirección de Información, se observa lo siguiente: Equipo que no se encuentra en el listado de bienes muebles: No. de inventario Activo Usuario No. de inventario Activo Usuario A16404 Bodi-pack Reyes Ambriz Jaime. Equipo sin etiqueta: A35033 Reproductor DVD Reyes Ambriz Jaime. A34905 Lente Anaya García Daniel A. A40046 Lector de tarjeta Reyes Ambriz Jaime. A37047 Flash Anaya García Daniel A. A45366 Tarjeta de grabación Reyes Ambriz Jaime. A37049 Flash Anaya García Daniel A. A34901 Cámara digital Anaya García Daniel A. A37052 Telefoto Anaya García Daniel A. A34902 Cámara digital Anaya García Daniel A. A9775 Lente Anaya García Daniel A. A34904 Lente Anaya García Daniel A. A45578 Micrófono Gómez Granados Enrique A40135 Lente Valdez Narro Mayvelin A. A9772 Flash García Jaramillo Jenny S. Propuesta de acción de mejora a implementar: Se sugiere que el Subdirector de Información, mediante oficio solicite al Director de Recursos Materiales, la actualización del inventario del equipo de fotografía, video y grabación, para integrar el bien localizado al listado de bienes muebles de la Subdirección de Información, así como colocar el número de inventario a los bienes que no lo tienen. Situación de la observación: Considerando que mediante oficio DGCS/SI/054/2019 de fecha diez de abril de dos mil diecinueve, el Subdirector de Información solicitó al Director de Recursos Materiales realizar una revisión de los Bienes Muebles de la Subdirección a su cargo y colocar las etiquetas a los bienes que no cuenten con número de inventario, la observación se considera solventada. Este informe de auditoría fue firmado en la Ciudad de Toluca, Estado de México, el día veintinueve de abril de dos mil diecinueve. ELABORÓ REVISÓ RAÚL ORIVE FUENTES AUDITOR HERLINDO SALADINO MARTÍNEZ JEFE DEL DEPARTAMENTO DE EVALUACIÓN AUTORIZÓ Vo. Bo. ESTHELA LIO GARZA DIRECTORA DE AUDITORÍA INTERNA VICTORINO BARRIOS DÁVALOS CONTRALOR DEL PODER LEGISLATIVO Página 1 de 7 Independencia Ote. 102, 1er. Piso Col. Centro. Toluca, Méx. C. P. 50000 Tels. 2 76 23 20/ 01 800 7 12 09 79 cpl.dai@cddiputados.gob.mx